Excel'de Veri Doğrulama
09 Mayıs 2008 Cuma
Microsoft Excel de bir hücreye girilmesini istediginiz veri türünü sinirlayabilirsiniz.
Örnegin, yalnizca 1 ile 10 arasindaki sayilarin girilmesine izin verebilirsiniz.
Bu sinirlamayi “Veri dogrulama” ile yapabiliriz.
Veri dogrulama özelliginin amaci kullanicilarin geçersiz veri girmelerini önlemektir.
Uygulamak için, uygulamak istedigimiz hücreyi veya hücreleri seçip, Veri menüsünde
Veri dogrulama dügmesine basmaliyiz. Komut çalistiginda karsimiza veri dogrulama
penceresi gelir. “Ayarlar” sekmesinde izin verilen degerleri belirleyebiliyoruz.
Ilk örnekte 1 ile 10 arasindaki tam sayilara izin verelim. “Izin verilen deger”de
tam sayisi seçip. “En az” için 1 “En Fazla” için 10 girelim.
Tamam’a bastigimizda seçtigimiz hücre için belirledigimiz aralik disinda bir deger
girilememesini saglamis oluruz. Veri dogrulama ekraninda 2 sekme daha var. “Girdi
iletisi” ve “Hata Uyarisi”. Bu sekmelerle de neler yapabilecegimiz adlarindan malum.
Girdi iletisi sekmesinde o hücreyi seçtiginizde açilacak bir uyari yazisi, ipucu
belirliyorsunuz. (tooltip gibi) Hata uyarisinda da yanlis deger girildiginde nasil
bir uyari verelim onu belirliyorsunuz.
Veri dogrulamayi, basvuru formülleri ile ileri düzeyde kullanabiliriz. Örnegin yapilan
bir seçime göre hücrenin içine gelecek degerleri kisitlamak isteyebiliriz ve o degerler
bir listeden gelsin isteriz. Bunu bir örnekle daha rahat açiklayabiliriz.
Elimizde alt guruplari olan bir ürün grubu var diye düsünebiliriz. Ligler ve o liglerden
her birinde 3 er takim var. 9 takimdan 1 takim seçmek yerine bir üst grubu belirleyip
yalnizca gerekli 3 takimi gösterecegiz.
Eger hücrede “birinci lig” seçili ise yanindaki hücredeki dogrulama birinci lig
takimlarinin listesi olacak. Bu örnegi hazirlamak için önce asagidaki tabloyu hazirlayalim.
Tablomuzu hazirladiktan sonra tablonun sütunlarinda “Ad Tanimlama” islemi yapacagiz.
Ad tanimlama nedir kisaca bir açiklayalim. Excel’de bir hücrenin adresi vardir.
Mesela A4; biz o hücreye ad tanimlama ile özel bir ad verebiliriz. Bir hücreyi “Toplam”
olarak adlandirabiliriz. Ya da bir hücre araligini; (A2:A4) “Ligler” olarak adlandirabiliriz.
Ad tanimlama islemi A1 hücresinin hemen üstündeki ad kutusundan yapilabilir. Bir
hücre ya da aralik seçersiniz. Ad kutusuna tiklar vermek istediginiz adi yazar “enter”
a basarsiniz. Bundan sonra seçtiginiz hücre yada hücreler o sekilde çagirilabilir.
Bu sekilde =topla(Sayilar) gibi bir formül çalistirmak mümkündür.
Bu örnekte Ad tanimlama için bir kolaylik söz konusu. Formüller menüsünde “Tanimli
Adlar” diye bir alan var. Orda seçimden olustur komutu var. Bu komutu kullanarak,
hazirladigimiz tablonun sütunlarina hizlica adlandirma yapacagiz
- Tabloyu seç
- Formüller menüsünden “Seçimden olustur” komutuna tikla
- Açilan ekrandan sadece “üst satiri” seç
Su anda sütunlar özel olarak adlandirildi. Örnegin; A2:A4 araligi “ligler” olarak
adlandirildi.
Simdi tablonun biraz altinda bir hücre seçelim. Bu hücrede ligler basliginin altindaki
degerlerden olusan bir liste dogrulamasi yapacagiz.
- Hücreyi seç
- Veri menüsünden Veri dogrulamaya tikla
- Izin verilen degerde “liste” degerini seç
- Kaynak kismina =ligler yaz
Su anda seçtiginiz hücrede bir dogrulama çalisiyor. Hücrenin yaninda bir ok çikti.
O oka bastigimizda girilebilecek degerleri gösteriyor. Simdi bir yandaki hücrede
de bir dogrulama yapacagiz. Bu dogrulama da seçilmis olan degeri baz alarak o degerle
adlandirilmis araligi dogrulama olarak kullanacak. Yani birinci_lig seçilmisse yandaki
hücreye sadece bjk, fb ve gs yazilabilecek.
Bu islem için DOLAYLI() adinda bir formül kullanacagiz. Hücrenin içindeki degeri
adres olarak veri dogrulamasina vermemizi saglayacak. Yani birinci_lig olarak adlandirdigimiz
araligi veri dogrulamasina verebilecegiz.
- Hücreyi seç
- Veri menüsünden Veri dogrulamaya tikla
- Izin verilen degerde “liste” degerini seç
- Kaynak kismina =DOLAYLI(A7) yaz (A7 tablonun altinda seçtiginiz ilk hücrenin adresi.)
Simdi ikinci dogrulama uyguladigimiz hücre birinci ile bagimli çalismakta.