Crystal Reports ile Excel Verisinden Rapor Yapmak
25 Mart 2008 Salı
Crystal Reports’un 2008 versiyonu business objects’in web sitesinden duyuruldu.
Yeni versiyon ile bir örnek yaparak temel seviyede raporlama işlemlerini (Crosstab,Grafik)
öğreneceğiz.
Aşağıdaki Adresten Deneme Sürümünü İndirebilirsiniz...
http://www.businessobjects.com/product/catalog/crystalreports/?intcmp=corphp_cr_2008_ga
Crystal Reports İlk Ayarlar
Kurulum sonrası şu ayarları yapmanızı tavsiye ederim. Bu kısımda göze kolayca çarpamayacak
ama mutlaka ne şekilde seçili olduğunu bilmemiz gereken seçeneklere değineceğiz.
Örneğin veri tabanınızdaki tablolarınızda boşluk girilen veya NULL olan değerler
arasında bir fark vardır. Bu fark raporda karşımıza gelen sonuçları etkiler.
Tablonuza bir kayıt girerken, kayıt eklendiği anda satırdaki veriler NULL olur.
Siz o hücreye ilk girdiğinizde değer boşluk olur, bir şey yazmazda hücreden çıkarsanız.
Değer boştur ama NULL değildir.
File > Options > Reporting sekmesinde yada bir rapor açıkken File > Reporting Options
sekmesinde bu 2 farklı değeri nasıl değerlendirmek istediğimizi işaretleyebiliriz.
Eğer “Convert Database NULL Values to Default” seçili ise NULL olan alanlarıda sonuçlarınızda
görürüsünüz. Hem boşluk hemde NULL olan alanlar aynı şekilde değerlendirilsin istiyorsanız
iki seçeneği de seçmelisiniz.
Raporu kaydederken veri ile birlikte kaydetmek sizin için gerekli değilse yerden
kazanmak için “Save Data With Reports” seçim kutusunu boş bırakabilirsiniz.
Bu ekrandaki en önemli ipucu da “Auto Save Reports After” olsa gerek :) Crystal
Reports canı sıkıldıkça kitlenen bir programdır. Gerçi CR XI Release 2 daha az kitleniyor
sanırım ama hiç kitlenmiyor değil! Siz işi sağlama alıp 3 dakikada bir otomatik
kaydedin yaptıklarınızı. Bu durum bütün uygulamalar için geçerli sayılabilir. Siz
“Önce Kaydedin, Sonra Sık Sık Kaydedin Hatta Otomatik de Kaydedin”
Raporlarınızı oluşturmaya başlamadan önce biçim standardınızı crystal reportsa tanımlamanız
gerekmektedir. Kurulumda Arial default font’tur. Siz raporlarınızda Tahoma kullanmak
istiyorsanız bunu kurulum sonrası ilk iş olarak File > Options > Fonts Sekmesinden
tanımlayın.
Bu işlemi burdan yapmazsanız raporunuza eklediğiniz her alan, grafik yada crosstab
için biçimlendirme yapmanız gerekir. Bu sizin için mühtiş bir zaman kaybıdır. Rapor
yapma sürecinde zaman alan şey zaten biçinlendirme yapmaktır.
Rapor; bir veritabanındaki verilerin belirli bir kritere göre özetlenmesi, görsel
öğelerle desteklenerek görüntülenmesi olarak açıklanabilir. Raporlanacak olan veri
sql serverda yada herhangi başka bir veri tabanında saklanabileceği gibi excel,
access gibi bir uygulamada da tutulabilir. Biz şimdi bir Excel örneği yapacağız.
Makaleyi okurken bir yandan da uygulayacağınız düşünülüp hazırlanmıştır.
Araç çubuğundaki kısa yoldan yada menü yardımı ile boş bir rapor oluşturma sihirbazını
başlattığınızda, ilk adım data kaynağı belirleme işlemidir. Açılan ekranda “Create
New Connection” ağaç menüsüne tıkladığınızda bağlanabileceğiniz bütün veri tabanlarını
görebilirsiniz. Bağlanmak istediğimiz türü (Excel veya ole db (sql server)) burdan
seçeceğiz.
Excel Örnek
data.xls dosyasını kullanarak bir örnek rapor hazırlayalım. Başlamadan önce şunu
söyleyeyim ofis programı kurulu olmasada xls dosyası ile crystal kullanarak rapor
oluşturabilirsiniz. Belki bir gün lazım olur. :)
Data.xls dosyasını da kısaca tanımış olalım. Bir bilgisayar toptancısının verileri
olarak düşünebiliriz. Ürünün adı markası hangi bölgede kaç adet satıldığı gibi bilgileri
tutuyor.
|
ÜRÜN ADI
|
MARKA
|
BÖLGE
|
ADET
|
FİYAT ($)
|
TUTAR ($)
|
TARİH
|
|
COMPUTER
|
HP
|
İSTANBUL
|
25
|
2.500
|
62.500
|
05.12.1996
|
|
PRINTER
|
CANON
|
ANKARA
|
30
|
450
|
13.500
|
26.08.1996
|
İşlemleri numaralarlandıralım, bu sayede biraz daha rahat yapabiliriz.
- File > New > Standart Report, Blank Report, Ctrl + N yada standart araç çubuğundaki
yeni rapor oluşturma kısayol düğmesine basarak.
standart rapor oluşturma sihirbazını başlatalım.
- İlk Adımda Raporumuza veri bağlantısı kurucaz. “Create New Connection” Ağaç menüsünden
“Access/Excel (DAO)” Ağaç menüsünü tıklayalım.
- Bağlantı kurulacak dosyayı ve dosya türünü seçeceğimiz ekrana gelmiş oluruz. “Database
Name” de data.xls yi seçelim. “Database type” da “excel 8.0” olsun. Ve finish’e
basalım.
- Şimdi Excel dosyasına oluşturduğumuz bağlantı görünüyor. Excel’in hangi sayfasını
kullanmak istiyorsak onu seçip, sağa doğru sürüklüyelim. Yada form ekranınının ortasındaki
yön oklarını da kullanabilirdik.
- Sihirbazın sonraki adımında listelemek istediğimiz alanları belirliyoruz. Gözükmesini
istediğimiz alanları sağ tarafa sürükleyebiliriz. Ama biz bu aşamayı atlayalım başka
bir yöntem kullanarak daha verimli çalışabiliriz. Alanları formula field’a ekleyip
formulleri rapora çağırırsak. Her hangi bir değişiklik gerktiğinde daha az uğraşıyoruz.
- Son adımda template uygulamak istersek bir tanesini seçebiliriz. Ama biz kendi biçimimizi
kullanmak için bu adımı da atlayalım.
Sihirbazdan sonra rapor preview ekranında görüntülenir. Ctrl + D yaparak Design
moda geçelim. Ekranın Sol tarafında; Report Header, Page Header, Details, Report
Footer, Page Footer Adında raporun bölümlerinin (Section) adlarını görüyoruz.
- Report Header:Rapor başlığı. Her raporun en başında 1 kez görüntülenir. Rapor
kapağı.
- Page Header : Sayfa başlığı.her sayfanın üstünde görüntülenir.
- Details : Detaylar. Alanları gösterebiliriz. Preview de her bir kayıt için
bir detay bölümü eklenir.
- Report Footer : Rapor Sonu. Her raporun en sonunda 1 kez görüntülenir.
- Page Footer : Sayfa Sonu. her sayfanın altında görüntülenir. Sayfa Numarası
için uygun bir yer.
|
Field explorer pek çok şeyi kontrol edebileceğimiz bir alandır. Ekranın sağ tarafında
görüntülenmiyorsa Menüden View > Field Explorer ‘a tıklayıp onu gösterelim.
|
Formula Field eklemek
Rapora bir crostab ekleyelim, eklerken de alanları formula field’in içinden çağıralım.
Tabi önce formulleri oluşturmalıyız.
- Ekranın sağındaki field explorer’da “Formula Fields” yazan yerde sağ tık yaparak
“New” komutuna tıklayalım formülümüze rowname adını verip ok’e tıklayalım
- Formula Editör açılacak. Bu ekranda bağlantı kurduğumuz excel dosyasının sayfasını
ve ordaki başlıkları bir ağaç menü seklinde görüyoruz. “MARKA” alanına çift tıklayalım.
- {data_.MARKA} yazısı editörde belirecek. Bu haliyle kaydedip Details’a sürüklersek.
Excel dosyamızda marka sütunundaki alanlar sırayla gelir. Ama biz biraz daha fazlasını
yapalım girilen markalar ProperCase, UpperCase yada LowerCase olsun istersek crystal
reports’un içindeki fonksiyonlardan faydalanabiliriz.
- Markaların ProperCase girilmesini isteyelim. Editörde pro yazıp CTRL + Space yaparsanız
ProperCase yazısını editör size tamamlayacaktır. Sizde alan adından önce parantez
açıp sonra kapatırsanız bu formülü kaydedip kapatabiliriz. “ProperCase({data_.MARKA})”
- Benzer şekilde aşağıdaki formülleride oluşturalım.
- "ColumnName” - ProperCase({data_.BÖLGE})
- “DataField” - {data_.ADET}*{data_.FİYAT ($)}
Formula field olarak oluşturduğumuz alanlar sayesinde ilerde bir değişiklik yapmak
için sadece gereken alanı değiştiricez, biçimlerini bir kez daha değiştirmemize
gerek kalmayacak.
Eğer formül kullanmadan alanları direk Chart veya Cross-Tab’da kullanırsanız her
değişiklikte yaptığınız bütün biçimlendirme, sıralama işlemlerini tekrar yapmanız
gerekir.
|
Crosstab eklemek
Raporumuzda kullanacağımız alanları hazırladık. Şimdi de CrossTab ekleyelim.
- Araç çubuğundaki
kısayol düğmesine basalım. Mouse imlecine boş bir Cross-Tab gelir. Report Footer
yada Report Header’a tıklarsanız. Eklendiğini görürsünüz. (Page Header, Page Footer
yada Details Sectionlarına Cross-Tab ekleyemeyiz.) Şu an boş bir çapraz tablomuz
var.
- Üzerinde Sağ tuş yapıp. “Cross-Tab Expert” ’e girelim. Expert’in solunda filed’ları
görüyoruz. Eklediğimiz formulalar en üstte. Adlandırırken seçtiğimiz isimler şaşırmamızı
engelleyecek (RowName, ColumnName,...) Rows, Columns ve Summarized Fields Alanlarına
gerekli formüller sürükleyelim. Yanlız Summarized Fields Alanına 2 tane DataField
Sürükleyelim. Birini % göstermek için kullanacağız.
- Sürüklediğimiz ikinci datafield formülünün üstüne tıklayalım biraz aşağıdaki “Change
Summary” ‘e tıklayalım. Burada Sum, Average, Count gibi temel işlev değişikliği
yapabiliriz. Ama biz “options” kısmından “Show as a persantage of” seçeneğini tıklayacağız.
Buda bize satıra göre % vermiş olacak. Ok’e basıp raporu bir preview edelim.
Şu an önizlediğimizde pek de derli toplu olmayan bir tablo görücez. Tablo sığmamış
durumda. Şimdi tabloda bazı biçimsel değişiklikler yapalım. Cross-Tab üzerinde sağ
tık yaparak “Cross-Tab Expert” e tekrar girelim. “Customize Style” Sekmesinde bazı
değişiklikler yapıcaz.
- “Show Cell Margins” seçeneğini kaldırırsak hücreler arasındaki boşluklar kalkacak
ve biraz daha yer kazanmış olacağız.
- “Row Total on Left” seçeneğini kaldırırsak satır toplamı sağ tarafa gözükecek.
- “Column Totals on Top” seçeneğini kaldırırsak sütun toplamı alt tarafta gözükecek.
- Summarized Fileds için ayrıca bir etiket göstermek için “Show labels” ‘ı seçelim
ve % yi değerin yanında göstermek için “Horizantal” ‘ı seçelim.
- “Format Grid lines” düğmesine tıklayarak da tablonun kenarlık çizgilerini değiştirebilirsiniz.
Tablomuz hala sayfaya tam sığabilmiş değil. Sütun genişliklerini biraz azaltalım.
- Önce % gösteren sütunun etiketine “%”, diğer değerin etiketine de “Tutar” yazalım.
- Rakamların olduğu alanların Font boyutunu tahoma 7 yapalım.
- Sütunların üzerinde sağ tık yapıp. “Size and Position” ‘ı açalım. Tutar ve % sütunu
için 1 cm genişlik verelim toplam tutar sütunu için 1,2 Toplam % için de 1 cm genişlik
verelim. Sol sütun içinde 2 cm genişlik yeterli olacak. (Sütun genişliklerini mouse
ile kenarlardan sürükleyerek de ayarlayabiliriz ama bu değerleri size and positiondan
verirsek tabloya gelen sütun sayısına göre gelmesi gereken konumu bir ortalama formülü
ile oluşturabiliriz.)
- Şimdi 2 yeni formül ekleyerek tablonun sayfanın ortasına gelmesini sağlayalım.
- Şimbi Cross-Tab ‘ın üzerinde sağ tık yapıp, Size and Position’ı açalım ve
düğmesine basalım. Formula editör açılacak. Report Fields Ağaç menüsünden “Ortalama
Formulu” ‘nu bulalım ve üzerine çift tıklayalım. CTRL + S yaparak da kısa
yoldan fomüla editörü kaydedip kapatabiliriz. Sonra “OK” düğmesine basalım.
- Tablomuz sayfanın ortasına geldi. Data.xls dosyasından bir bölge kayıtlarını silip
raporu refresh ederseniz.tablonun kendi yerini ayarladığını göreceksiniz.
|
Raporu preview ettiğimizde sol tarafta details sectionlarının çokluğu dikkatinizi
çekmiş olabilir. Crystal Reports Her bir satır kayıt için bir detail section görüntüler.
Details section’ın üzerinde sağ tık yapıp. “Suppress (No Drill Down)” komutuna tıklarsanız
bu boş satırlar gizlenecektir.
|
Chart eklemek
Şimdi de Chart Ekleyeceğiz. Önce Tablo oluşuturduğumuz için kısa yoldan faydalanabiliriz.
Cross-Tab üzerinde sağ tık yaparsanız. “Insert Chart” komutunu göreceksiniz. Tıkladığınızda
da standart bir grafiğin rapora eklendiğini. Bazı durumlarda sadece biraz biçimlendirme
yaparak işimizi hızlandırmış olabiliriz.
- Grafiğin üzerinde sağ tık yapıp “Chart Experti Açalım” ve Data sekmesine gelelim.
Burda solda Cross-Tab aktif. Grafik Datası Cross-Tab’da seçtiğimiz formula fieldlere
göre geldi. “Advanced” düğmesine basalım.ve biraz değişiklik yapalım. Mesela top
5 Markayı getirelim.
- Solda Report Fields den Önce “RowName” sonra “ColumName” ‘i üstteki alana sürükleyelim.
Bunlar grafiğini görmek istediğimiz alanlar. Görmek istediğimiz değer için “DataField”
‘i “Show values” kısmına sürükleyelim.
- “RowName” ‘in üstüne tıklayalım. “TopN” ve “Order” aktif oldu. “TopN” ‘e tıklayalım.
İçinde “NoSort” yazan bir combobox göreceğiz onu açıp “TopN” seçelim. Burada en
çok kaç görmek istediğinizi seçebilirsiniz. Biz 5 yazalım.
- “ColumnName” içinde özel bir sıralama yapalım. “Order” düğmesine basalım ve açılan
ekranda “in ascending order” yazan combobox’ta “Specified order” ‘ı seçelim.
- Yeni bir sekme gelecek. Burada “Named Group” Combobox’ına tıkladığınızda Bölge adlarımızı
göreceğiz. İstanbul, ankara, izmir önce gelsin sonra diğerleri gelsin istiyoruz.
Sırayla Combobox’tan seçerek eklenmelerini sağlayalım.
- İlk bölgeyi eklediğinizde ücüncü bir sekme gelir “Others” Bu sekmede de “Leave in
their own groups” seçeneğini seçelim. Yani 2. sekmede belirlediğim bölgeleri belirlediğim
sırada getir. Kalanlarıda alfabetik olarak sırala.
|
Grafik için “Chart Expert”, “Chart Options” ve “Auto Arrange Chart” kullancağınız
3 mouse komutu. “Auto Arrange Chart” Grağin dağınık duran görünümünü sığmayan yazılarını
düzelten çok kullanışlı bir komut.
|
- Gelelim “Chart Options” ‘a. Grafiğin üstünde sağ tıklayarak “Chart Options” kısmını
açalım.
- “Titles” Sekmesinden başlıkları değiştirebilir yada silebilirsiniz. Hepsini silelim.
- “Data Labels” Sekmesinden veri etiketleri ekleyebilirsiniz.
- “Legend” Sekmesinden renk göstergesinin yerini ayarlayabilirsiniz. “Layout” combobox’ından
“Legend Below Chart” ‘ı seçelim.
- Her hangi bir grafik objesinin biçimini değiştirmek istediğinizde üzerine sağ tıklarsanız
“Format ...” komutu göreceksiniz. Excel Grafiklerinde yaptığınız işlemlerin benzeri
bir şekilde düzenlemeler yapabilirsiniz.
Raporumuza bir grafik birde tablo ekledik. Şimdi birde başlık ekleyelim. (Belkide
en başında yapmalıydık :) ) bir text objesi ekleyip içine “Markaların Bölgelere
Göre Tutar Analizi” yazalım. Fontunu da biraz büyütürsek bu işi de yapmış oluruz.
Nur topu gibi bir raporumuz oldu hemde 2008 model :)
Örnek Dosyalar