Excel'de Veri Doğrulama
09 Mayıs 2008 Cuma
Microsoft Excel de bir hücreye girilmesini istediğiniz veri türünü sınırlayabilirsiniz.
Örneğin, yalnızca 1 ile 10 arasındaki sayıların girilmesine izin verebilirsiniz.
Bu sınırlamayı “Veri doğrulama” ile yapabiliriz.
Veri doğrulama özelliğinin amacı kullanıcıların geçersiz veri girmelerini önlemektir.
Uygulamak için, uygulamak istediğimiz hücreyi veya hücreleri seçip, Veri menüsünde
Veri doğrulama düğmesine basmalıyız. Komut çalıştığında karşımıza veri doğrulama
penceresi gelir. “Ayarlar” sekmesinde izin verilen değerleri belirleyebiliyoruz.
İlk örnekte 1 ile 10 arasındaki tam sayılara izin verelim. “İzin verilen değer”de
tam sayısı seçip. “En az” için 1 “En Fazla” için 10 girelim.
Tamam’a bastığımızda seçtiğimiz hücre için belirlediğimiz aralık dışında bir değer
girilememesini sağlamış oluruz. Veri doğrulama ekranında 2 sekme daha var. “Girdi
iletisi” ve “Hata Uyarısı”. Bu sekmelerle de neler yapabileceğimiz adlarından malum.
Girdi iletisi sekmesinde o hücreyi seçtiğinizde açılacak bir uyarı yazısı, ipucu
belirliyorsunuz. (tooltip gibi) Hata uyarısında da yanlış değer girildiğinde nasıl
bir uyarı verelim onu belirliyorsunuz.
Veri doğrulamayı, başvuru formülleri ile ileri düzeyde kullanabiliriz. Örneğin yapılan
bir seçime göre hücrenin içine gelecek değerleri kısıtlamak isteyebiliriz ve o değerler
bir listeden gelsin isteriz. Bunu bir örnekle daha rahat açıklayabiliriz.
Elimizde alt gurupları olan bir ürün grubu var diye düşünebiliriz. Ligler ve o liglerden
her birinde 3 er takım var. 9 takımdan 1 takım seçmek yerine bir üst grubu belirleyip
yalnızca gerekli 3 takımı göstereceğiz.
Eğer hücrede “birinci lig” seçili ise yanındaki hücredeki doğrulama birinci lig
takımlarının listesi olacak. Bu örneği hazırlamak için önce aşağıdaki tabloyu hazırlayalım.
Tablomuzu hazırladıktan sonra tablonun sütunlarında “Ad Tanımlama” işlemi yapacağız.
Ad tanımlama nedir kısaca bir açıklayalım. Excel’de bir hücrenin adresi vardır.
Mesela A4; biz o hücreye ad tanımlama ile özel bir ad verebiliriz. Bir hücreyi “Toplam”
olarak adlandırabiliriz. Ya da bir hücre aralığını; (A2:A4) “Ligler” olarak adlandırabiliriz.
Ad tanımlama işlemi A1 hücresinin hemen üstündeki ad kutusundan yapılabilir. Bir
hücre ya da aralık seçersiniz. Ad kutusuna tıklar vermek istediğiniz adı yazar “enter”
a basarsınız. Bundan sonra seçtiğiniz hücre yada hücreler o şekilde çağırılabilir.
Bu şekilde =topla(Sayilar) gibi bir formül çalıştırmak mümkündür.
Bu örnekte Ad tanımlama için bir kolaylık söz konusu. Formüller menüsünde “Tanımlı
Adlar” diye bir alan var. Orda seçimden oluştur komutu var. Bu komutu kullanarak,
hazırladığımız tablonun sütunlarına hızlıca adlandırma yapacağız
- Tabloyu seç
- Formüller menüsünden “Seçimden oluştur” komutuna tıkla
- Açılan ekrandan sadece “üst satırı” seç
Şu anda sütunlar özel olarak adlandırıldı. Örneğin; A2:A4 aralığı “ligler” olarak
adlandırıldı.
Şimdi tablonun biraz altında bir hücre seçelim. Bu hücrede ligler başlığının altındaki
değerlerden oluşan bir liste doğrulaması yapacağız.
- Hücreyi seç
- Veri menüsünden Veri doğrulamaya tıkla
- İzin verilen değerde “liste” değerini seç
- Kaynak kısmına =ligler yaz
Şu anda seçtiğiniz hücrede bir doğrulama çalışıyor. Hücrenin yanında bir ok çıktı.
O oka bastığımızda girilebilecek değerleri gösteriyor. Şimdi bir yandaki hücrede
de bir doğrulama yapacağız. Bu doğrulama da seçilmiş olan değeri baz alarak o değerle
adlandırılmış aralığı doğrulama olarak kullanacak. Yani birinci_lig seçilmişse yandaki
hücreye sadece bjk, fb ve gs yazılabilecek.
Bu işlem için DOLAYLI() adında bir formül kullanacağız. Hücrenin içindeki değeri
adres olarak veri doğrulamasına vermemizi sağlayacak. Yani birinci_lig olarak adlandırdığımız
aralığı veri doğrulamasına verebileceğiz.
- Hücreyi seç
- Veri menüsünden Veri doğrulamaya tıkla
- İzin verilen değerde “liste” değerini seç
- Kaynak kısmına =DOLAYLI(A7) yaz (A7 tablonun altında seçtiğiniz ilk hücrenin adresi.)
Şimdi ikinci doğrulama uyguladığımız hücre birinci ile bağımlı çalışmakta.